Tôi Ứng Dụng Zalo Vào Công Việc Như Thế Nào?

Zalo hiện tại vẫn là công cụ giao tiếp với khách hàng duy nhất mà tôi sử dụng khi làm việc. Dù rất nhiều khách không hài lòng với việc này, tuy nhiên để đảm bảo hiệu quả của công tôi đang làm, tôi vẫn chỉ chọn Zalo là công cụ giao tiếp khi làm việc duy nhất của mình

Tại sao lại thế?

Các tính năng của Zalo giúp làm việc hiệu quả hơn

Trước tiên, để giải thích cho thái độ cứng nhắc của tôi, tôi sẽ trình bày các tính năng tuyệt vời của Zalo- ở đây là Zalo PC,  giúp tôi và bạn có thể làm việc dễ dàng hơn bao giờ hết.

Mail làm gì thì Zalo PC cũng làm được.

Khách: Vĩnh, cho chị email đi, chị gửi file qua cho!
Vĩnh: Chị cứ kéo- thả qua zalo cho nhanh chị ơi!

Email, công cụ làm việc online truyền thống nhất, và vẫn vô cùng hiệu quả cho đến bây giờ. Nhưng hiện tại, trong công việc của mình và hầu hết các việc tự do khác thì nhu cầu làm việc online sẽ là :

• Giao tiếp với khách hàng( trong nước)
• Gửi-nhận file
• Giao tiếp nhóm
• Lưu trữ “bằng chứng”

Tất cả các mục trên, sử Zalo PC đều hiệu quả hơn Gmail, với phản hồi ngay lập tức trong thời gian thực, đồng bộ với điện thoại,video call,  tạo nhóm chat, giao việc, truyền file lớn lên đến 1GB. Chả có lý do gì để đợi phản hồi từ Gmail khi có thể “real-time” qua Zalo cả.

Còn với những người cần “bằng chứng”, những thứ đã “chốt” qua tin nhắn được lưu trữ, để show ra khi có tranh luận thì với chức năng “tìm”, “chuyển tiếp”, “Trả lời trên đoạn tin nhắn”. Zalo giúp việc thu thập “bằng chứng” chỉ tốn chưa đến 1′.

So sánh Zalo với Facebook Message, chức năng “gọi” của điện thoại.

Facebook: Có một fanpage để quảng cáo kiếm khách khiến cho việc giao tiếp qua Facebook Message để làm việc cũng là điều thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên để chốt khách thì được, chứ mà làm việc qua Facebook Message thì đúng là phải chịu đựng nhiều lắm: truyền file giới hạn, tìm tin nhắn cũ như cái cc, và chỉ hoạt động ổn định trên mobile, còn trên PC ( môi trường làm việc chính ) thì đúng là như shit ấy.

Gọi trên điện thoại: Nhanh hơn nhắn tin đó là gọi điện, và nó “pro” hơn Zalo vì dù sao thì khách hàng cũng biết mình đang đầu tư thời gian và *tiền điện thoại* cho họ.

Nhưng trong mục đích làm việc, với hàng tá thông tin cần trao đổi, đặc biệt các ngành liên quan đến kỹ thuật như tôi, trao đổi “trực tiếp” không phải cách hiệu quả, dù có thể hiểu những gì đã trao đổi, khách hàng cũng khó lòng để “nhớ” tất cả những gì đã trao đổi qua phone, việc giải thích đi, giải thích lại một thứ sẽ rất khó chịu. Chưa kể, nếu nhớ được tất cả những gì đã trao đổi, bạn vẫn cần soạn lại một file note lại tất cả những gì vừa trao đổi và “gửi qua tin nhắn” để “chốt lại vấn đề”, trong khi với tin nhắn, bạn không phải lúc nào cũng cần làm điều đó.

Các tính năng “save time” khác.

1/Nhãn : Như Gmail, Zalo cũng có thể tạo nhãn để phân loại cuộc trò chuyện, nó sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy những cuộc trò truyện quan trọng trong hàng chục cuộc trò chuyện khác, giúp bạn dễ dàng tìm và xử lý công việc hơn, với tôi, tôi sẽ tạo một vài nhãn để không bao giờ xót việc:

1. Đang tư vấn: Nhãn này dành để phân loại các khách đang tư vấn, tôi có thể check lại nhãn này để tiếp tục tư vấn thêm để khách hàng có nhu cầu sẽ dễ chốt hơn.
2. Đang làm: Sau khi nhận cọc, nhận việc tôi sẽ note ngay một nhãn là “đang làm”, tôi thường xuyên check các nhãn này để đảm bảo mình không bị xót bất cứ việc nào mà khách đã giao.
3. Chưa thanh toán: với lượng công việc dày đặc, việc xót “nhắc khách thanh toán” là chuyện có thể xảy ra, mỗi khi bàn giao xong web tôi sẽ đổi ngay nhãn từ “đang làm” thành “chưa thanh toán”, lâu lâu tôi lại check qua các nhãn này để đảm bảo không xót thanh toán từ các khách hàng.

2/Tìm kiếm: Đã nói ở trên, nhưng tôi vẫn muốn nhắc lại về ứng dụng của chức năng này trong công việc của tôi:

• Tìm kiếm chủ nhân của website bằng cách copy url của web, dán vào công cụ tìm kiếm. Từ đó dễ dàng support và nhắc nhở gia hạn khi web chuẩn bị hết hạn – chả cần một đống bảng với một đống thông tin lằng nhằng, Chưa kể, tin nhắn có lưu ngày bàn giao website. Khách sẽ không kiểu “mới đây mà..”
• Tìm kiếm thông tin đã chốt: với vài key đơn giản, có thể tìm lại các đoạn tin nhắn đã chốt, từ đó làm việc trực tiếp qua cửa sổ zalo, không cần các ứng dụng ghi chép khác
• Trả lời trực tiếp trên tin nhắn đã tìm kiếm

3/Ghim: Zalo cho phép ghim 5 cuộc hội thoại quan trọng, “Đang làm” luôn là những cuộc hội thoại quan trọng tôi muốn ghim lên trên cùng theo thứ tự khách đã chuyển cọc, sau khi bàn giao, tôi sẽ gỡ ghim và ghim một cuộc hội thoại “đang làm” gần nhất vào. Việc này giúp những thứ “quan trọng, cần làm” luôn nằm trong tầm mắt của tôi, giúp tôi không bị trễ deadline .

4/Đánh dấu: Đánh dấu muộn đoạn hội thoại, và tìm lại trong mục “đã đánh dấu” giúp những đoạn trao đổi quan trọng được lưu trữ một cách dễ dàng tìm kiếm nhất.

Tại Sao Tôi Chỉ Làm Việc Qua Zalo

Là người cung cấp dịch vụ, tôi nên mềm mỏng để có thể cân bằng giữa nhu cầu của mình và của khách hàng. Tuy nhiên, là người có thu nhập phụ thuộc vào số lượng công việc mà mình làm được, tôi chọn cách làm mà mình thấy mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc.

• Tôi không rõ bao nhiêu lần tôi mất hàng tá thời gian chỉ để giải thích những thứ mà khách hàng không thể hiểu rõ, và sau đó cũng quên hết vì cuộc trò chuyện quá dài. Tư vấn về kỹ thuật với nhiều thông tin khó hiểu không phù hợp khi tư vấn trực tiếp qua điện thoại.

Có lẽ vì quá khứ chưa hoàn thiện với tìm gái gọi và dành cho trẻ châu nhắn tin yêu đương. Khiến cho nhiều người có cái nhìn về zalo là “thiếu chuyên nghiệp trong công việc”. Nhưng với những tính năng hỗ trợ công việc cực kỳ tốt như trên, với các thuật toán lọc tin rác và mức độ phổ biến hiện tại của zalo, tôi tin rằng đây đã và đang là công cụ làm việc rất hiệu quả với những công việc cần trao đổi online như hiện nay.